L'Union de la Vie Associative de l'école EPF remporte le Prix des Bonnes Pratiques

EPF : École d'Ingénieurs généralistes

L'Union de la Vie Associative de l'école EPF remporte le Prix des Bonnes Pratiques (Associations) lors de la 25ème Cérémonie des Prix Nationaux de la Qualité et de l'Excellence Opérationnelle

L'Union de la Vie Associative (UVA) de l'école EPF (Hauts-de-Seine) accorde des subventions plus équitables en 2 fois moins de temps à ses 50 associations

Depuis 1992, les "Prix Nationaux de la Qualité et de l'Excellence Opérationnelle" sont organisés par l'Association France Qualité Performance (AFQP, dite France Qualité), la Direction Générale des Entreprises (DGE), et, depuis 2017, avec le MEDEF (ils s'intitulaient auparavant "Prix France Qualité Performance"). Ces prix récompensent des entreprises, institutions, étudiants et auteurs d'ouvrage pour leurs démarches/analyse de management par la qualité et d'excellence opérationnelle au service de la performance.

Parmi les 13 lauréats de l'édition 2018, l'UVA EPF remporte le Prix des Bonnes Pratiques dans la catégorie des Associations

Créé en 2012, ce Prix récompense une entreprise ayant mis en place une bonne pratique dans l'un des cinq "facteurs" du modèle EFQM®. C'est au moment de la constitution du dossier de candidature que l'organisation indique sur quel critère elle souhaite se faire évaluer. Ce prix s'adresse ainsi à toutes les organisations qui souhaitent valoriser leurs critères de performance, dynamiser leurs collaborateurs et les engager plus fortement dans une démarche continue d'amélioration de la qualité.

La problématique

Chargée de répartir les 55 000€ de budget accordé par l'école aux 50 associations et clubs répartis sur les 3 campus (Sceaux, Troyes et Montpellier), l'équipe de l'UVA ne parvenait pas à rencontrer l'ensemble des associations en moins de 4 mois, retardant ainsi gravement certains projets, et n'était pas satisfaite de l'allocation des ressources : les demandes des premières associations à passer (souvent celles du campus de Sceaux) étaient satisfaites à 100% tandis que les dernières (souvent les autres campus) n'atteignaient que 65% de satisfaction.

La démarche

Pour obtenir une répartition plus rapide et plus égalitaire de ce budget, l'UVA revoit il y a 2 ans son processus d'allocation des subventions. Un système de documentation et d'archivage est mis en place : chaque association télécharge sa fiche de demande de subvention en début d'année et y indique son projet et le budget souhaité, qu'elle renvoie au moins 1 semaine avant sa soutenance. Les soutenances sont réorganisées : le conseil d'administration y consacre désormais tous ses jeudis après-midi pendant 5 semaines consécutives et l'UVA introduit des double Jury. Enfin, un compte-rendu standard est mis en place.

Le résultat

Les fiches de subvention ont permis de diminuer le temps de soutenance de 45 à 30 minutes pour les petites associations et d'1h30 à 1h pour les grandes. Plutôt que de découvrir le projet, le conseil d'administration conseille l'association sur son projet, l'optimisation de son budget… Aujourd'hui, l'UVA rencontre l'ensemble des associations en 4 semaines et consacre 3 semaines aux délibérations : elle bénéficie ainsi d'une vision globale pour allouer les budgets et les versements sont faits dans un délai raisonnable et identique pour tous.

Aujourd'hui, le taux de satisfaction est de 92%, et il est équitablement réparti selon les campus.

Citations

Le Jury du Prix Qualité Excellence Opérationnelle : "Les besoins et les objectifs du nouveau processus sont clairement issus d'un dialogue préalable tripartite entre le bureau de l'UVA, les représentants des associations estudiantines et de l'administration de l'EPF. La pratique a été mise au point dans le cadre d'un partenariat EPF/UVA. Elle a fait l'objet d'une présentation aux associations sur les 3 campus, de quelques ajustements en fonction des commentaires et suggestions recueillis, puis d'une validation en AG de l'UVA en mai 2016. Cette démarche témoigne donc d'une véritable démarche de qualité, portée par des étudiants non spécialistes, ce qui est remarquable".

Pierre François, Président de l'UVA EFP : "Nous sommes très fiers d'avoir pu remporter ce Prix des Bonnes Pratiques, même si nous ne sommes pas des spécialistes de la qualité. Grâce au soutien de l'équipe administrative de l'école, très impliquée dans nos conseils d'administration, nous sommes ravis d'avoir pu améliorer le service rendu aux associations de l'EPF pour leur permettre à leur tour de faire vivre la vie associative !"